Privacy Statement

datum
16 november 2016

Algemeen
Intermaris verhuurt, verkoopt en beheert woningen in de regio’s West-Friesland en Waterland.  Indien u een woning van ons wilt huren of kopen verwerken wij uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin.

Intermaris neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacybeleid. Indien u een woning van ons huurt of koopt, verwerken wij uw persoonsgegevens hoofdzakelijk voor de uitvoering van de huur- of koopovereenkomst.

Wij hanteren de volgende uitgangspunten:

  • alle persoonsgegevens verwerken wij overeenkomstig onze doelbestemmingen;
  • wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie en nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen;
  • wij houden ons aan de Wet bescherming persoonsgegevens, de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming en andere toepasselijke wetgevingen omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

De doeleinden voor gegevensverzameling- en verwerking
Intermaris verwerkt uw persoonsgegevens voor onder andere de volgende doeleinden:

  • het uitvoeren van de huur- of koopovereenkomst;
  • het onderhoud en de reparatie van de te huren en te verhuren roerende en onroerende zaken;
  • het berekenen en vastleggen van inkomsten;
  • het doen van betalingen;
  • het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van die vorderingen);
  • het behandelen van geschillen;
  • het doen uitoefenen van accountantscontrole;
  • activiteiten van intern beheer;
  • de uitvoering of toepassing van de wet;
  • de verwerkingen van inkomende en uitgaande documenten (bijvoorbeeld postregistratie en e-mailarchivering);
  • het onderhoud, het beheer, de beveiliging, het gebruik en de goede werking van computersystemen of computerprogramma's binnen de organisatie van Intermaris;
  • het behartigen van gerechtvaardigde belangen van Intermaris in het kader van haar maatschappelijke taken en het beschermen van haar roerende en onroerende zaken. Hierbij kunt u denken aan het verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt.

Welke persoonsgegevens gebruikt Intermaris?

Per doeleinde verwerkt Intermaris enkel uw persoonsgegevens die hiervoor noodzakelijk zijn. Het belangrijkste doeleind waarvoor wij persoonsgegevens verwerken is in het kader van de uitvoering van een verhuurovereenkomst. Hieronder worden de categorieën persoonsgegevens in dit kader uiteengezet:

  • naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens  (bijvoorbeeld het e-mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van de huurder of verhuurder; 
  • de bij het vorige punt genoemde gegevens van de voormalige huurder, medehuurder of medebewoners; 
  • een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het eerste punt bedoelde gegevens; 
  • gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst;
  • gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken; 
  • gegevens voor het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, zoals de inkomensverklaring (IBRI);
  • gegevens voor het doen van betalingen; 
  • gegevens voor het innen van vorderingen, zoals gegevens van de bewindvoerder, schuldenregelingen of incassotrajecten;
  • andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet. 

Gegevensverstrekking aan derde partijen en bewerkers

 
Leveranciers
Intermaris verstrekt uw, minimaal noodzakelijke,  persoonsgegevens uitsluitend aan leveranciers die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van bijvoorbeeld het uitvoeren van de huurovereenkomst. Daarbij kunt u denken aan leveranciers die noodzakelijk zijn betrokken bij de werkzaamheden, bijvoorbeeld een loodgieter, reparateur en/of aannemer. Intermaris verstrekt bijvoorbeeld uw contactgegevens zodat deze partijen contact kunnen leggen met u ten behoeve van de planning. In sommige gevallen worden er meer persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld aan een deurwaarder. Intermaris heeft de vereiste contractuele en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om te verzekeren dat de persoonsgegevens uitsluitend voor de overeengekomen doeleinden door de derde partij worden gebruikt.

Ketenpartners
Intermaris kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen ter behartiging van gerechtvaardigde belangen van Intermaris en haar maatschappelijke taken. Hierbij kunt u denken aan de verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt. De gegevensuitwisseling dient binnen de wettelijke kaders plaats te vinden en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is. De verwerkingen die vallen onder de convenanten melden we aan bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Het hangt van het doel van het convenant af of wij van u van de gegevensverstrekking op de hoogte stellen.

Wettelijke verplichting
Intermaris is in sommige gevallen wettelijk verplicht
persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Denk voorbeeld aan het verstrekken van gegevens aan de politie in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. In het laatste geval worden slechts persoonsgegevens verstrekt indien de politie hier uitdrukkelijk en gericht om vraagt en daarnaast aangeeft op grond van welke wettelijke regeling de gegevens verstrekt moeten worden (bijvoorbeeld op bevel van de rechter-commissaris).

Bewerkers
Een aantal verwerkingen van persoonsgegevens is door ons uitbesteed aan leveranciers. Deze leveranciers worden ‘bewerkers’ genoemd, omdat de dienst hoofdzakelijk ziet op het verwerken van persoonsgegevens in opdracht van Intermaris. Voorbeelden van bewerkers van Intermaris zijn de ICT- en softwareleveranciers. Deze leveranciers hebben toegang tot de persoonsgegevens in bijvoorbeeld onze systemen of maken voor ons de back-ups en slaan voor ons de gegevens op. In bewerkersovereenkomsten heeft Intermaris met deze partijen strikte afspraken gemaakt over hoe zij om dienen te gaan met de persoonsgegevens.

De beveiliging van persoonsgegevens
Aan de beveiliging van uw persoonlijke gegevens geeft Intermaris prioriteit; wij hanteren een hoog beveiligingsniveau gezien de gevoeligheid van de persoonsgegevens. De gegevens die zijn opgeslagen worden daarom met technische en organisatorische maatregelen passend beschermd, teneinde verlies of misbruik door derden effectief te voorkomen. Medewerkers van Intermaris zijn ook tot geheimhouding verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van de gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast.

Bewaartermijn
Intermaris bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen.

Wanneer deze termijnen verstreken zijn zorgt Intermaris ervoor dat vernietiging van de betreffende persoonsgegevens op een beveiligde manier plaatsvindt. Intermaris vindt het belangrijk dat ook het vernietigen van de persoonsgegevens met zorg plaatsvindt.

Rechten van betrokkenen
Indien u vragen, opmerkingen of een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen via privacyintermarisnl. U heeft het recht op:

  • inzage in uw persoonsgegevens die bij ons bekend zijn;
  • uw persoonsgegevens door ons te laten corrigeren of te verwijderen.
    Intermaris verstrekt deze informatie aan u binnen vier weken conform artikel 35 Wbp.

Wijzigingen van het Privacy Statement
Wij behouden ons het recht voor dit Privacy Statement te wijzigingen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan raden we u aan om dit statement regelmatig te raadplegen.

Contact
Indien u vragen of opmerkingen heeft, dan kunt u contact opnemen met het privacy-meldpunt van Intermaris via privacyintermarisnl.