Privacy

Datum: 7 februari 2022 

Algemeen 

Intermaris verhuurt, verkoopt en beheert woningen in Hoorn, Purmerend en Monnickendam.  Indien u een woning van ons wilt huren of kopen verwerken wij uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin. 
 
Intermaris neemt uw privacy serieus en hanteert een strikt privacy beleid. Indien u een woning van ons huurt of koopt, verwerken wij uw persoonsgegevens hoofdzakelijk voor de uitvoering van de huur- of koopovereenkomst. 
 
Wij hanteren de volgende uitgangspunten: 

  • Alle persoonsgegevens verwerken wij overeenkomstig onze doelbestemmingen; 
  • Wij gaan zorgvuldig om met uw persoonlijke informatie en nemen passende beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen; 
  • Wij houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgevingen omtrent de verwerking van persoonsgegevens.

Doeleinden voor gegevensverzameling- en verwerking 

Intermaris verwerkt uw persoonsgegevens voor onder andere de volgende doeleinden: 

  • Het uitvoeren van de huur- of koopovereenkomst; 
  • Het onderhoud en de reparatie van de te huren en te verhuren roerende en onroerende zaken;
  • Het berekenen en vastleggen van inkomsten;
  • Het doen van betalingen;
  • Het innen van vorderingen (inclusief het in handen van derden stellen van die vorderingen);
  • Het behandelen van geschillen;
  • Het doen uitoefenen van accountantscontrole;
  • Activiteiten van intern beheer;
  • De uitvoering of toepassing van de wet;
  • De verwerkingen van inkomende en uitgaande documenten (bijvoorbeeld postregistratie en e-mailarchivering);
  • Het onderhoud, het beheer, de beveiliging, het gebruik en de goede werking van computersystemen of computerprogramma’s binnen de organisatie van Intermaris;
  • Het behartigen van gerechtvaardigde belangen van Intermaris in het kader van haar maatschappelijke taken en het beschermen van haar roerende en onroerende zaken. Hierbij kunt u denken aan het verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt. 

Gronden voor gegevensverwerking 

Intermaris verwerkt niet meer persoonsgegevens dan nodig is. Verwerking van uw persoonsgegevens vindt plaats als één of meer van de volgende punten van toepassing is: 

  1. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene (persoon op wie de gegevens betrekking hebben) partij is of wenst te worden. 
  2. Er sprake is van een vitaal belang (kwestie van leven of dood). 
  3. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het behartigen van een gerechtvaardigd belang van Intermaris en de met haar verbonden ondernemingen of instellingen, voor zover dat belang in dat geval zwaarder weegt dan de privacy rechten van betrokkenen (denk aan gevallen als fraudebestrijding en overlast).
  4. De gegevensverwerking is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen. 

Als geen van bovenstaande punten van toepassing is, dan moet door u schriftelijk toestemming gegeven worden. Hierbij moet het voor u duidelijk zijn waar u toestemming voor geeft, waar de gegevens voor nodig zijn, hoe er met uw gegevens omgegaan wordt en dat u vrij bent om de toestemming te weigeren. Deze toestemming kunt u op elk gewenst moment weer intrekken. 

Welke persoonsgegevens gebruikt Intermaris? 

Per doeleinde verwerkt Intermaris enkel uw persoonsgegevens die hiervoor noodzakelijk zijn. Het belangrijkste doeleinde waarvoor wij persoonsgegevens verwerken is in het kader van de uitvoering van een verhuurovereenkomst. Hieronder worden de categorieën persoonsgegevens in dit kader uiteengezet: 

  • Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens  (bijvoorbeeld het e-mailadres), alsmede het bankrekeningnummer van de huurder of verhuurder;  
  • De bij het vorige punt genoemde gegevens van de voormalige huurder, medehuurder of medebewoners;  
  • Een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het eerste punt bedoelde gegevens;  
  • Gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de huurovereenkomst; 
  • Gegevens voor het onderhoud en de reparatie van de gehuurde onroerende en roerende zaken;  
  • Gegevens voor het berekenen en vastleggen van inkomsten en uitgaven, zoals de inkomensverklaring (IBRI); 
  • Gegevens voor het doen van betalingen;  
  • Gegevens voor het innen van vorderingen, zoals gegevens van de bewindvoerder, schuldenregelingen of incassotrajecten; 
  • Gegevens met betrekking tot overlast, fraudebestrijding en hulpverlening; 
  • Andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van een andere wet.  
  • Voor het beschermen en beveiligen van personen of zaken, in gebouwen of terreinen waar Intermaris eigenaar is en/of verantwoordelijk is voor het beheer, nemen we in bepaalde gevallen camerabeelden op. Dat doen we ook om overlast te bestrijden. Dit geldt ook voor onze kantoorpanden. De opnamen die we maken zijn goed beveiligd en vernietigen we binnen de richtlijnen die gelden ten aanzien van de AVG. We hebben duidelijke stickers geplaatst die aangeven bij welke gebouwen en terreinen dat aan de orde is.

Gegevensverstrekking aan derde partijen en bewerkers  

Leveranciers 

Intermaris verstrekt uw, minimaal noodzakelijke, persoonsgegevens uitsluitend aan leveranciers die door ons zijn ingeschakeld ten behoeve van bijvoorbeeld het uitvoeren van de huurovereenkomst. Daarbij kunt u denken aan leveranciers die zijn betrokken bij de onderhoudswerkzaamheden, bijvoorbeeld een loodgieter, reparateur en/of aannemer. Intermaris verstrekt bijvoorbeeld uw contactgegevens zodat deze partijen contact kunnen leggen met u ten behoeve van de planning. In sommige gevallen worden er meer persoonsgegevens verstrekt, bijvoorbeeld aan een deurwaarder. Intermaris heeft de vereiste contractuele en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om te verzekeren dat de persoonsgegevens uitsluitend voor de overeengekomen doeleinden door de derde partij worden gebruikt. 

Ketenpartners 

Intermaris kan op grond van samenwerkingsconvenanten gegevens uitwisselen met bijvoorbeeld gemeenten, politie en zorginstellingen ter behartiging van gerechtvaardigde belangen van Intermaris en haar maatschappelijke taken. Hierbij kunt u denken aan de verwerkingen van de noodzakelijke persoonsgegevens ter bestrijding van bijvoorbeeld woonfraude of hennepteelt en ter bevordering van de leefbaarheid in de buurt. De gegevensuitwisseling dient binnen de wettelijke kaders plaats te vinden en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is. Het hangt van het doel van het convenant af of wij u van de gegevensverstrekking op de hoogte stellen. 

Wettelijke verplichting 

Intermaris is in sommige gevallen wettelijk verplicht persoonsgegevens aan derden te verstrekken. Denk voorbeeld aan het verstrekken van gegevens aan de politie in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. In het laatste geval worden slechts persoonsgegevens verstrekt indien de politie hier uitdrukkelijk en gericht om vraagt en daarnaast aangeeft op grond van welke wettelijke regeling de gegevens verstrekt moeten worden (bijvoorbeeld op bevel van de rechter-commissaris). 

Gegevens verwerken voor optimalisatie website 

Intermaris heeft een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten. Als u akkoord bent met het gebruik van cookies op www.intermaris.nl, dan worden de gegevens van uw surfgedrag op de website versleuteld en anoniem verwerkt om onze website te optimaliseren. Meer weten over onze cookies? U leest dit hier.

Verwerkers 

Een aantal verwerkingen van persoonsgegevens is door ons uitbesteed aan leveranciers. Deze leveranciers worden ‘verwerkers’ genoemd, omdat de dienst hoofdzakelijk ziet op het verwerken van persoonsgegevens in opdracht van Intermaris. Voorbeelden van verwerkers van Intermaris zijn de ICT- en softwareleveranciers. Deze leveranciers hebben toegang tot de persoonsgegevens in bijvoorbeeld onze systemen of maken voor ons de back-ups en slaan voor ons de gegevens op. In verwerkersovereenkomsten heeft Intermaris met deze partijen strikte afspraken gemaakt over hoe zij om dienen te gaan met de persoonsgegevens. 

De beveiliging van persoonsgegevens 

Aan de beveiliging van uw persoonlijke gegevens geeft Intermaris prioriteit; wij hanteren een hoog beveiligingsniveau gezien de gevoeligheid van de persoonsgegevens. De gegevens die zijn opgeslagen worden daarom met technische en organisatorische maatregelen passend beschermd, teneinde verlies of misbruik door derden effectief te voorkomen. Medewerkers van Intermaris zijn ook tot geheimhouding verplicht. Technische veiligheidsmaatregelen ter bescherming van de gegevens worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast. 

Bewaartermijn 

Intermaris bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. 
 
Wanneer deze termijnen verstreken zijn, zorgt Intermaris ervoor dat vernietiging van de betreffende persoonsgegevens op een beveiligde manier plaatsvindt. Intermaris vindt het belangrijk dat ook het vernietigen van de persoonsgegevens met zorg plaatsvindt. 

Rechten van betrokkenen 

Als u vragen, opmerkingen of een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens heeft, dan kunt u contact opnemen via info@intermaris.nl.  
 
U heeft de volgende rechten: 

  • Recht op inzage en afschrift 
    U heeft het recht uw eigen persoonsgegevens die bij Intermaris bekend zijn op te vragen, te vragen voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt en met wie deze persoonsgegevens worden gedeeld. U heeft ook het recht hiervan een afschrift te ontvangen. Indien persoonsgegevens van een derde zijn opgenomen in het dossier waarin u inzage wenst, dan worden deze persoonsgegevens afgeschermd. 
  • Recht op correctie en aanvulling 
    U heeft het recht gegevens te laten verbeteren of aanvullen, als de gegevens onjuist of onvolledig zijn.  
  • Recht op gegevenswissing  
    U heeft het recht om Intermaris te verzoeken gegevens van u te verwijderen (gegevenswissing). Uw verzoek wordt ingewilligd in onder meer de volgende gevallen: 
    - de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld; 
    - de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt; 
    - u trekt uw toestemming in (indien de verwerking hierop is gebaseerd). 
  • Recht van beperking 
    U heeft het recht te vragen de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken (het gebruik van de gegevens te stoppen), indien een van de volgende punten van toepassing is:  
    - U betwist de juistheid van de persoonsgegevens. De verwerking wordt beperkt gedurende de periode die Intermaris nodig heeft om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren;  
    - De verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en verzoekt in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan;  
    - Intermaris heeft de persoonsgegevens niet meer nodig voor de verwerkingsdoeleinden, maar u heeft deze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;  
    - U heeft bezwaar gemaakt tegen de verwerking en bent in afwachting van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van Intermaris zwaarder wegen dan die van u.  
  • Recht op bezwaar 
    Het recht op bezwaar staat ook bekend als het recht op verzet. Als de verwerking van persoonsgegevens plaats vindt op basis van de rechtsgrond ‘belang van de organisatie’, dan heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

Intermaris verstrekt deze informatie aan u binnen één maand conform artikel 12 lid 3 AVG. 

Wijzigingen in de Privacyverklaring 

Wij behouden ons het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Om goed op de hoogte te blijven van de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, raden we u aan om dit statement regelmatig te raadplegen. 

Contact 

Als u vragen of opmerkingen heeft, dan kunt u contact opnemen met het privacy-meldpunt van Intermaris via info@intermaris.nl.